Les citoyens face aux demandes de documents de l’UE : comment faire ?

Consignes internes et pratiques des DG font tout pour décourager l’accès aux documents de l’UE

Le jeudi 19 novembre, Access Info et Corporate Europe Observatory rencontreront la DG Commerce et à cette occasion évoqueront avec ses responsables les consignes controversées qui y ont cours quant à l’accès aux documents. Ces consignes, qui ont fait l’objet d’une fuite en avril, ont été amendées en juin suite aux protestations de la société civile.

Particulièrement problématiques y étaient les conseils prodigués (maintenant retirés du document), incitant à passer sous silence les relations avec les lobbyistes de l’industrie, comme par exemple « Ne faites pas allusion à cet agréable déjeuner privé que vous avez partagé avec un représentant de secteur ; ne lui demandez pas non plus en PS quand il ou elle serait disponible pour aller boire un verre ».

Le jeudi 19 novembre, Access Info Europe publiera le compte-rendu de ses investigations menées autour des consignes internes de 16 autres DG. Ce rapport, intitulé « Question pour Bruxelles : Comment doit faire un citoyen pour demander des documents à l’UE ? » est disponible en cliquant ce lien.

Ces recherches montrent que le manque de clarté des règles d’accès aux documents donne lieu à divers problèmes dans le traitement des demandes d’informations. Même si aucune des autres consignes n’est aussi problématique que celle de la DG Commerce, le principal écueil est que la plupart d’entre elles, y compris celles du Secrétariat Général, sont dépassées et n’apportent aucun guidage quant à l’interprétation à faire des règles à la lumière de la jurisprudence récente de la Cour Européenne de Justice.

La DG Concurrence a refusé de dévoiler ses consignes internes, au motif qu’elles « porteraient préjudice au processus de décision » et « n’ont pas été validées par la Commission ». Access Info Europe a lancé un recours contre ce refus.

Les recherches menées par Access Info montrent en outre que nombreux sont les obstacles qui attendent les membres du public qui remplissent pour la première fois une demande de documents. Certaines DG, où non seulement il n’existe pas de système clair de demande d’accès aux documents, ne traitent pas les demandes soumises via le formulaire en-ligne de leur site internet comme des demandes officielles, n’envoient pas les accusés de réception, ne délivrent pas de numéro de référence officiel d’accès aux documents, et parfois refusent de traiter la demande. Certains de ces comportements bafouent les consignes pourtant claires du Secrétariat Général, selon lesquelles chaque DG doit recevoir et traiter les demandes qui lui sont soumises.

« Les membres du public ont du mal à savoir par où commencer quand ils ont une question à poser à Bruxelles », a commenté Helen Darbishire, Directrice Exécutive d’Access Info Europe.

« Certains se demandent comment améliorer l’image lointaine et impénétrable que le public a de l’Union Européenne ; rendre les questions plus faciles à poser serait un bon début ».

Un autre problème majeur est celui des langues : seules 2 des 16 DG ont une page web relative à l’accès aux documents traduite dans toutes les langues officielles de l’UE. « Si vous essayez d’accéder à des informations de l’UE et que vous ne parlez pas anglais, vous chuterez dès le premier obstacle », a ajouté Helen Darbishire.

Autre problème : une mauvaise gestion des documents. Ainsi la DG Emploi nous a répondu qu’elle ne disposait pas de consignes quant aux suites à donner aux demandes d’accès aux informations. Quelques semaines plus tard nous recevions par e-mail lesdites consignes (en français).

Le rapport recommande entre autres :

• Que le Secrétariat Général rende publiques et révise toutes les consignes internes relatives à l’accès aux documents et assure leur conformité avec les règles et la jurisprudence correspondante, ainsi qu’avec les décisions du Médiateur.
• Que les consignes internes de la DG Commerce, qui s’écartent fortement des normes, fassent l’objet d’une attention toute particulière (et éventuellement celles de la DG Concurrence).
• Que l’UE dans son ensemble rende la procédure de demande d’information plus transparente pour le public, par le biais par exemple d’un bouton « accès à l’information » sur les pages d’accueil des sites internet de tous les organes de l’UE.
• Que toutes les DG reçoivent, acceptent et traitent les demandes de documents.
• Que le problème des langues soit traité et que les informations relatives aux règles d’accès aux documents ainsi que les formulaires de demande soient disponibles dans toutes les langues de l’UE.
• Que les informations personnelles demandées aux membres du public se limitent aux nom, adresse e-mail et postale et description des informations demandées.

Download the Report: Question to Brussels (English)